第一步：作為業(yè)務人員的心態(tài)：記住該記住的，忘記該忘記的。改變能改變的，接受不能改變的。
談業(yè)務人員的心態(tài)，就必然會涉及兩個方面：招聘和應聘。如果以業(yè)務人員/銷售代表的身份進入公司，工作職責就是：維護好客戶，多接訂單。如果以業(yè)務助理的身份進入公司，工作職責就是：做好業(yè)務經(jīng)理分配的工作。兩者工作內(nèi)容相同，但待遇卻有相差。一般來說，業(yè)務人員/銷售代表是有業(yè)務提成的;而業(yè)務助理是沒有提成的。在招聘和應聘時，公司與業(yè)務人員雙方需就待遇問題談好細節(jié)條件。這就對雙方提出要求。對公司來說，一整套完善的業(yè)務薪資體制需要出臺；對業(yè)務人員來說，不要讓不確定因素模糊下去。一個連自己利益都不會去爭取的業(yè)務人員會為公司爭取利益嗎？
從發(fā)展來說，業(yè)務人員應與公司的發(fā)展同步。即，業(yè)務人員的工作為公司帶來穩(wěn)定的發(fā)展，得到應得的報酬。業(yè)務人員在進入公司時，就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為一個業(yè)務人員從熟悉產(chǎn)品到積累固定的客戶最好也需要1年以上。也就是說到第2年，業(yè)務人員才能真正從自己的工作成果中獲利。公司的相應待遇制度也應該建立在3-5年以上而且用好業(yè)務人員的這3-5年時間，為公司謀取更大的利益。
任何事都沒有對與錯，它是一種經(jīng)歷；人生也只是一種經(jīng)歷。所以要怎么樣去做，盡管大膽地去做吧！
第二步：做到正規(guī)，注重細節(jié)
為什么要正規(guī)和注重細節(jié)？
對外貿(mào)易與其他的貿(mào)易不同，因為地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人員使用一套已經(jīng)被廣泛接受并沿用的系統(tǒng)。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規(guī)范。從溝通的細節(jié)中客戶會看到你的工作態(tài)度，工作是否嚴謹及是否可以信任。
如何正規(guī)和注重細節(jié)？
從業(yè)務人員來說，所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規(guī)范。所以盡量使用正規(guī)的商務信函，正規(guī)的合同格式，正規(guī)的樣品發(fā)票等文件。
在實際操作中從以下幾方面做到：
1.對客戶的回復使用正規(guī)商務信函格式。
2.在每一封信函中正確使用簽名格式
3.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的語言。
4.使用常用的字體及字號。公司如有規(guī)定，使用公司規(guī)定的字體，字號及顏色。
5.不使用非正規(guī)縮寫。如：asap.
6.規(guī)范使用英文大小寫。不使用全部大寫，以方便客戶閱讀
7.尊重客戶，使用禮貌用語。勿出現(xiàn)商務忌諱用語或太粗俗語言。
第三步：熟悉產(chǎn)品
一個連產(chǎn)品都不熟悉的業(yè)務人員，能將產(chǎn)品推銷給客戶嗎？會贏得客戶的信任嗎？
從以下方面來熟悉產(chǎn)品：
1.如果是生產(chǎn)型企業(yè)，業(yè)務人員多到生產(chǎn)車間和樣品制作部去；如果是貿(mào)易企業(yè)，多與工廠負責人溝通并將得來的資料進行比較。一方面可以了解生產(chǎn)工藝，另一方面可以全面了解產(chǎn)品相關知識。
2.如果你是接手以前業(yè)務人員手上的工作，整理以前與客戶溝通過的信函，會讓你了解許多有關產(chǎn)品方面的知識。
3.不懂一定要問。因為客戶既然敢下訂單，說明他對產(chǎn)品還是有一定了解的，甚至說非常了解。而你要做的就是比他更專業(yè)，因為你要賣你的產(chǎn)品給他。把客戶當傻瓜是最不明智之舉。
4.如果還有其他業(yè)務人員，創(chuàng)造機會讓你們成為朋友。如果他愿意幫你，你可以省很多時間和精力。
5.做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產(chǎn)品相關知識整理成文檔并默記在心中。
公司產(chǎn)品知識見皮革文具及皮革制品參數(shù)標準。
第四步：做到“分析—反饋—溝通”，“建議”和“守諾”
溝通心態(tài)及目標：將客戶每個詢價變成訂單。即使這次溝通沒有接到訂單，也要讓客戶在下次有類似的產(chǎn)品詢價時，第一時間想到你或你的公司。
分析—反饋—溝通
在收到客戶信函和詢價時，第一件事就是認真閱讀，然后進行分析；主要分析客戶的意向是什么，客戶需求什么及客戶希望得到哪些方面的信息。
根據(jù)多年對客戶來函的統(tǒng)計及匯總，可以將其分為如下幾類：
1.建立業(yè)務關系函件
這樣的信函主要內(nèi)容是介紹公司的情況，表達建立業(yè)務關系的意向及客戶經(jīng)營范圍。
回復方式：感謝客戶對公司的關注，簡單介紹公司的服務，體現(xiàn)公司實力，引導客戶嘗試公司提供的服務。
2.產(chǎn)品大類的詢價函件
此類信函客戶意向比較明顯—他需要什么類別的產(chǎn)品，作途是什么等。這時，有針對性的推薦一些產(chǎn)品給客戶并配合客戶了解更全面的產(chǎn)品。主要以體現(xiàn)企業(yè)在這些產(chǎn)品上及服務上的專業(yè)為中心。
